Главная / Работа / Рабочий процесс / Компенсация проезда к месту работы: кому и когда положена

Компенсация проезда к месту работы: кому и когда положена

30.03.2019, Сашка Букашка

Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это возмещение затрат, понесенных работником в части оплаты расходов на то, чтобы добраться до места работы, командировки или по другому рабочему заданию. Она положена:

  1. Командированным сотрудникам.
  2. Работникам Крайнего Севера.
  3. За использование личного транспорта.

Разберемся, какие траты и в каком размере должны быть компенсированы.

За какие транспортные расходы сотрудникам положена компенсация

В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Статья 165 ТК РФ закрепляет исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.

Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт:

  • возмещение трат за эксплуатацию личного транспорта сотрудника;
  • компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
  • оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
  • оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;
  • компенсирование издержек работника при переезде в другую местность.

Ограничений по суммам для каждого вида компенсационных доплат не предусмотрено, и работодатели самостоятельно устанавливают нормативы в отношении своих работников. Эти нормы не могут противоречить текущим положениям трудового законодательства и должны быть закреплены локальными приказами по организации.

Разберемся в особенностях предоставления каждого вида компенсационных выплат.

Компенсация за личный транспорт

Работники часто используют свой личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.

Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.

Размер компенсации устанавливается по договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный могут договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.

Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. Согласно действующей редакции НК РФ, затраты на эксплуатацию личного транспорта работника могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Именно поэтому в большинстве организаций размеры компенсации за личный автомобиль не превышают этот установленный законом норматив.

Примеры сумм:

  • для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не может превышать 1200 рублей в месяц;
  • если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
  • для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.

Оплата билетов к месту отдыха и обратно

Работникам Крайнего Севера и приравненных к нему районов работодатели обязаны компенсировать проезд к месту использования отпуска и обратно. Компенсация за проезд к месту отдыха закреплена в ст. 325 ТК РФ и предоставляется один раз в два года.

Компенсируется оплата проезда не только самого работника, но и членов его семьи, но только за отдых на территории России. На заграничные путевки компенсации не будет. К тому же возместят не фактические затраты, а только сумму, рассчитанную исходя из наименьшей стоимости проезда, притом наикратчайшим путем (есть специальная методика расчета).

Оплату дороги к месту отдыха сотрудников делают не только северяне, но также военнослужащие по контракту и другие категории работодателей. Коммерческие организации, которые по закону не обязаны возмещать сотрудникам затраты на проезд, тоже могут это делать по собственной инициативе, это не запрещено.

Оплата дороги в командировку

При командировании в другую местность работодатель обязан компенсировать подчиненному ряд затрат: проезд, проживание, суточные. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание, а также документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.

Командированный работник по возвращению должен подтвердить понесенные траты документально. Это могут быть чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, также должны быть компенсированы.

Оплата проезда в общественном транспорте

Некоторые работодатели возмещают своим работникам не только командировочные и отпускные траты на билеты, но и ежедневные поездки на общественном транспорте к месту работы, когда место работы находится за чертой города или удалено от жилого сектора. Одни организуют развозку, а другие оплачивают проезд.

Компенсация за проезд в общественном транспорте устанавливается в индивидуальном порядке. Закон ничего не говорит нам на эту тему, нормы и суммы — прерогатива конкретного работодателя.

Выплаты компенсации за проезд (кроме командировок) следует относить к выплатам в части вознаграждения за труд. А это значит, что работодателю придется начислить и уплатить страховые взносы. Такое мнение выразили чиновники в Письмах Минфина от 13.03.2018 № 03-15-06/15287 (п. 1) и ФНС от 30.10.2017 № ГД-4-11/22062@.

Размеры компенсаций

Конкретных размеров компенсационных выплат закон не установил. Суммы определяются в индивидуальном порядке.

Размеры выплат должны быть закреплены приказами, распоряжениями или постановлениями в организации. Без этого они невозможны.

Где должны быть прописаны нормы компенсаций за проезд:

  • в трудовом договоре с работником;
  • в соглашении на эксплуатацию транспортного средства;
  • в коллективном договоре;
  • в отдельных положениях и нормативах, например, в положении о командировании работника.

Как написать заявление на компенсацию проезда

Для получения компенсации работник должен предоставить заявление, в котором описывает основание для выплаты. К заявлению прикладываются подтверждающие документы (чеки с заправок, билеты, выписки и прочее). При командировках деньги выдаются авансом, и подтверждающие документы следует приложить уже к авансовому отчету.

Заявление на компенсацию проезда составляют в простой письменной форме. Унифицированного бланка нет. В шапке документа пропишите Ф.И.О. и должность руководителя, укажите наименование организации. Затем свои данные — Ф.И.О., должность в компании.

В тексте заявления подробно опишите обстоятельства, которые являются основанием для выплаты: с датами, ссылками на нормативные или законодательные акты. Подпишите заявление, укажите дату составления и передайте в бухгалтерию на рассмотрение.

Бланк заявления на компенсацию за проезд

8724

comments powered by HyperComments

Скачать образцы документов

  1. Заявление от работника на оплату проезда.скачать

Нажимая на кнопку "Отправить", я принимаю условия Пользовательского соглашения.

Обратная связь

Ваше сообщение отправленно

Отмена