Главная / Работа / Рабочий процесс / Как правильно написать служебную записку: образец

Как правильно написать служебную записку: образец

12.02.2019, Сашка Букашка

Служебная записка — это инструмент внутрифирменной коммуникации между подразделениями.

Служебная записка — пример написания работником сообщения для другого сотрудника с целью решить конкретную проблему или рабочий вопрос. Это документ, применяемый во внутренней корреспонденции организации.

Кто, для кого и зачем пишет служебную записку

В отделе закончилась канцелярия: у одного нет бумаги, у второго карандашей, у третьего — папок. Начальник отдела составляет служебную записку (служебку) начальнику отдела материально-технического снабжения, где фиксирует просьбу выделить на свой отдел определенное количество канцелярских товаров.

Служебная записка обычно подразумевает общение на бумаге коллег, равноценных друг другу по должностному статусу. Если просьба или требование пишется начальником и для начальника, или рядовым сотрудником для такого же рядового сотрудника — это и есть служебная записка. Сотрудник одного отдела может напрямую обратиться к начальнику другого отдела со служебной запиской, если так заведено на этом предприятии. Например, ведущий менеджер отдела сбыта может написать служебную записку начальнику отдела маркетинга. И самостоятельно попросить подготовить определенное количество раздаточного материала к готовящейся выставке. Для этого ему необязательно отвлекать своего непосредственного начальника с просьбой написать служебку. К тому же, начальнику просто может быть лень заниматься подобными делами, и написание служебных записок он смело доверяет своим подчиненным.

Служебную записку обычно пишут, когда нужно решить вопросы:

  • хозяйственные;
  • организационные;
  • информационного характера;
  • материально-технические.

Как обычно, можно договориться и на словах. Но фиксирование требования на бумаге надежнее. Не стоит надеяться на чужую память, когда и своя может подвести.

Отличительные особенности служебной записки

Служебная записка отличается от похожих документов следующим:

  1. От докладной — тем, что пишется не на имя непосредственного начальника, а должностному лицу из другого отдела.
  2. От объяснительной — тем, что составляется в свободной форме, не регламентируемой ОКУД, и обычно не имеет целью оправдать действия или бездействия сотрудника.
  3. От пояснительной — тем, что не привязана к какому-либо документу.

Написать ее может любой сотрудник, если не сможет решить рабочий вопрос самостоятельно. Оповещая адресата, он снимает с себя ответственность за дальнейшее развитие событий. Служебка необходима для официального согласования различных вопросов между подразделениями или их сотрудниками. Также в ней могут содержаться объяснения.

Так, например, менеджер не может гарантировать возвращение привлеченных клиентов, если нет возможности выдать им визитные карточки. Сам он их не изготовит.

Начальнику отдела рекламы

ООО “Мы круче всех”

Козлову И.С.

От менеджера отдела кредитования

Жучкова П.П.

Служебная записка

о выпуске дополнительных визитных карточек

Сообщаю, что запас визитных карточек, выданных мне в декабре 2018 года, закончился. Для проведения дальнейшей работы по привлечению клиентов прошу выпустить дополнительную партию. В противном случае не могу гарантировать эффективного обмена контактами с клиентами.
__________________ П.П. Жучков

Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела может направить такой документ директору, например, с предложением повысить сотрудника в должности. Тогда служебная записка будет выглядеть так:

Директору ресторана

«Веселый дельфин»

Засужуке И.Ф.

от администратора зала

Баклажки Н.Г.

Служебная записка
Довожу до Вашего сведения, что официант Букашка А.Б. перевыполнил план на июль 2018 года по обслуживанию клиентов и увеличению суммы среднего чека на 47%. В связи с этим, рекомендую его к повышению до должности младшего менеджера зала с повышением заработной платы.
_________________________/ Н.Г. Баклажка

Как написать служебную записку (образец), чтобы она имела юридическую силу

Служебная записка носит вспомогательную функцию и является элементом внутрифирменного документооборота. Никаких официальных приказов или распоряжений здесь не содержится. Поэтому о юридической силе говорить не приходится. Нет строгих правил, как писать служебную записку, образец может быть произвольным. Необязательно составлять ее на фирменном бланке, достаточно обычного листа бумаги А4.

Системному администратору

Волкову Н.Д.

от бухгалтера

Коровкиной Г.И.

Служебная записка
Прошу обеспечить ремонт моего рабочего компьютера или замену его на новый по причине регулярных неполадок, что препятствует своевременной подготовке финансовых документов.
______________________Г.И. Коровкина

Не важно, с каких слов будет начинаться служебная записка. Единственный важный элемент оформления — это порядковый номер. Но его присваивает регистрирующий сотрудник для внесения в соответствующий журнал.

Как пишется служебная записка: пример

Хотя служебная записка и отсутствует в ОКУД, при составлении стоит ориентироваться на универсальные правила и реквизиты делового документа:

  1. В шапке документа следует указать, кому он адресован (Ф.И.О., должность, подразделение).
  2. Не забыть о названии документа (чтобы ее не перепутали, к примеру, с докладной).
  3. Описать значимые факты. В подробности углубляться не стоит, но обоснование должно быть убедительным.
  4. Изложить свою просьбу. Сформулировать ее нужно как можно конкретнее: не «решить проблему нехватки одноразовой посуды», а «закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек».
  5. Закончить текст датой, подписью и расшифровкой с указанием занимаемой должности.

Если в решении описанного вопроса заинтересованы несколько сотрудников, можно включить и их подписи.

Заместителю заведующей по АХЧ ДОУ №1

Мухиной С.Т.

от старшего воспитателя Пчелкиной Л.В.

Служебная записка
Сообщаю, что запас одноразовой посуды подходит к концу. Перерасход вызван проведением незапланированного детского праздника по инициативе родительского комитета, возглавляемого Коровкиной Г.И. (матерью Букашки Саши из старшей группы).

Прошу закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек и обеспечить посудой все группы.

_________________ Л.В. Пчелкина

_________________ А.Б. Мотылькова (воспитатель младшей группы)

_________________ М.Н. Комаровская (воспитатель средней группы)

_________________ О.Г. Жужелицына (воспитатель старшей группы)

 

comments powered by HyperComments

Скачать образцы документов

  1. Служебная записка на ремонт компьютера (образец).скачать
  2. Служебная записка о повышении в должности (образец).скачать
  3. Служебная записка о закупке в офис посуды (образец).скачать
  4. Служебная записка на заказ визиток.скачать

Нажимая на кнопку "Отправить", я принимаю условия Пользовательского соглашения.

Обратная связь

Ваше сообщение отправленно

Отмена