Как перевести сотрудников на удаленную работу

Перевод сотрудников на удаленную работу — это организация выполнения трудовых задач вне места, где находится компания. Взаимодействие с сотрудниками происходит дистанционно. Такой порядок осуществления трудовой деятельности в некоторых отраслях выгоден и работнику, и работодателю.

Причина для перевода на дистанционный труд

Еще до введения нерабочей оплачиваемой недели и ограничительных мероприятий работодателям рекомендовали организовать переход на удаленный режим работы из-за коронавируса (информация Правительства РФ от 19.03.2020). С официальным введением временного запрета на деятельность большинства организаций возможность отправить персонал трудиться дистанционно оказалась для компаний единственным доступным способом продолжать хоть как-то функционировать.

Но и без ограничительных мер в связи с эпидемией переход на дистанционную работу становится все более популярным. Особенно этот способ распространен в области IT-технологий, дизайна, различного рода проектирования. На удаленку переводят прежде всего тех, кто производит нематериальные продукты. Это журналисты, музыканты, программисты, бухгалтеры и представители других профессий, в которых есть возможность передать результат труда в электронном виде.

Работодатель в этом случае экономит на аренде площадей для размещения офиса, оборудовании рабочих мест. Тем, кто трудится дома, удобно не тратить время и деньги на проезд, исполнять свои обязанности в любом месте, где есть доступ в интернет.

Конечно, есть и минусы того, что компании переводят сотрудников на удаленную работу:

• работодателю сложно контролировать фактическое время исполнения трудовых обязанностей;
• необходимо налаживать проведение совещаний в формате видеоконференций;
• трудящемуся сложно переключиться с домашних дел на рабочие вопросы;
• необходимо наличие оборудованного рабочего места дома;
• не все готовы изолировать себя от общения с коллегами.

Но если правильно организовать процесс, то такой формат трудовых отношений станет удачным решением. Как перевести сотрудников на удаленную работу, чтобы трудовая деятельность была выгодна обеим сторонам? Необходимо оценить преимущества всех участников, правильно настроить процессы и корректно оформить документы.

Можно ли перевести на удаленку принудительно

Глава 49.1 ТК РФ регулирует, как оформить перевод на удаленную работу и оплачивать труд такого персонала. Трудовой кодекс гарантирует им права, установленные законодательством о труде, в полном объеме.

Труд вне местонахождения работодателя — это важное условие трудового договора. Трудовые отношения строятся на добровольном соглашении работника и работодателя. Значительные изменения организации рабочего процесса обязательно согласовываются обеими сторонами. Принудительный перевод, в том числе на дистанционный режим труда, запрещен. Необходимо не только издать приказ о переводе сотрудников на удаленную форму труда, но и заручиться их согласием.

Вот краткая методичка по переводу офиса на удаленную работу в условиях форс-мажора:

1. Проводим опрос, чтобы узнать, кто согласен на новую форму труда.
2. Оцениваем возможность компании предоставить удаленный доступ к локальным электронным ресурсам.
3. Оцениваем наличие необходимого оборудования у дистанционных работников, возможность компании предоставить его.
4. Оформляем приказ о переводе работников на удаленную работу.
5. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым, кто планирует трудиться дистанционно.
6. Внедряем систему контроля исполнения поставленных задач.

Какие документы подготовить

Если для сотрудника изначально предусмотрен удаленный режим, при приеме необходимо:

1. Оформить трудовой договор.
2. Издать приказ о приеме.
3. Ознакомить с ЛНА.
4. Сделать запись в трудовой книжке.
5. Сформировать личную карточку и сделать в ней запись о приеме.

Допускается и временный перевод на дистанционную работу. Для этого необходимо:

1. Издать приказ о переходе на удаленный труд, если перевод происходит по инициативе работодателя.
2. Получить заявление сотрудника о переходе на удаленку, если инициатива исходит от него.
3. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указаны новые условия.

Готовясь к переводу на новый режим, помните о том, что в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) необходимо указать порядок предоставления необходимого оборудования и программного обеспечения. Если предполагается использование личного оборудования, следует предусмотреть, выплачивается ли компенсация, порядок ее выплаты, возмещение иных расходов.

Образец заявления

Скачать образец заявления на удаленную работу

Образец приказа

Скачать образец приказа о переводе на дистанционную работу

Оформляем допсоглашение

Помимо приказа о дистанционной работе сотрудников, не забудьте оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Этот документ формируется для каждого работника и подписывается обеими сторонами. В нем укажите срок, на который вводится дистанционный режим, условия труда (рабочее время, объем выполняемых задач, способ контроля), порядок предоставления и использования оборудования и программного обеспечения.

Образец дополнительного соглашения

Скачать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

Правила трудовой деятельности из дома

Для любого работодателя важно, чтобы персонал выполнял поставленные задачи в срок и добросовестно. Когда сотрудников переводят на удаленную работу, возникает необходимость контролировать качество исполнения трудовых обязанностей. Нередко для организации важно, чтобы с человеком, работающим дистанционно, было легко связаться в обговоренные часы.

Для того чтобы при переводе сотрудников на дистанционную работу не пострадал производственный процесс, необходимо установить правила, которым они должны подчиняться. В правилах укажите:

• количество времени, которое сотрудник обязан посвящать рабочим вопросам;
• часы, в которые работодатель вправе звонить (связываться иным образом), а сотрудник обязан отвечать на звонки;
• объем и сроки выполнения проектов и задач (например, описывается порядок использования чек-листов);
• обеспечение безопасности при доступе к локальным электронным ресурсам компании (например, обязательная установка антивирусных программ);
• иные важные для компании вопросы.

Утвердите их приказом руководителя или иным локальным нормативным актом. Каждого удаленного сотрудника ознакомьте с ними под подпись.