Как правильно написать ответ на претензию

Ответ на претензию — один из самых распространенных способов урегулирования спорных гражданско-правовых отношений. В статье расскажем, как правильно подготовить ответ на претензию, полученную от контрагента.

Большинство компаний в случаях возникновения конфликтных ситуаций и деловых разногласий предпочитают оформить все недовольства письменно и направить их партнеру. Аналогичным образом следует поступить и обычному гражданину, который недоволен качеством работ или услуг.

Специальный документ, который уведомляет контрагента (исполнителя) о несогласии (недовольстве, нарушениях) с его действиями, называют претензией. Образец письма-претензии и примерный ответ на нее представлены ниже.

Отметим, что направление претензии не является последним шагом в решении конфликта перед обращением в суд. Как показывает судебная практика, своевременное направление письменного уведомления о возникновении разногласий позволяет избежать большого количества проблем. А верно и своевременно составленный ответ на такое обращение может быть предоставлен в судебном заседании в качестве доказательной базы.

Обязательно ли отвечать

Текущее законодательство не устанавливает унифицированной формы для составления претензии, как и для ответа на претензию. Так что писать можно, что называется, в свободной форме. Но законодатели установили, что ответить на письменное обращение следует в течение 10-30 календарных дней в зависимости от обстоятельств претензии.

В то же время деловое ответное письмо, даже на необоснованные придирки, покажет заявителю ваше неравнодушие к возникшей проблеме и взаимное желание решить спор мирным путем. Помимо этого, деловая переписка может быть предоставлена в суде.

Сроки ответа на претензию

При получении претензии не стоит медлить с ответом. Срок ответа на претензию установлен законодательно и составляет от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма. Подробно все сроки ответа на претензию прописаны в ст. 452 Гражданского кодекса РФ.

Итак, законом отведены следующие сроки на удовлетворение требований потребителя:

• незамедлительно или в срок до 45 дней должны быть устранены обнаруженные после покупки дефекты;
• срок замены товара с недостатками — 7 дней;
• срок замены товара с дефектами, если требуется его диагностика, — 20 дней;
• замена товара ненадлежащего качества, если на складе поставщика в данное время его нет, — 30 дней;
• снижение цены при обнаружении недостатков товара, возмещение его стоимости — 10 дней;
• доставка товара для замены некачественного в районы Крайнего Севера — 30 дней.

За несоблюдение сроков ответа на претензию продавец несет материальную ответственность. Также штраф назначает суд, если пострадавшая сторона обратится в него с просьбой об удовлетворении требований.

Правила составления

Как отмечено выше, унифицированного бланка для ответного письма не предусмотрено. Следовательно, составлять ответ на претензию придется в строго индивидуальном порядке, учитывая суть полученного претензионного обращения.

Готовьте ответ на претензию на фирменном бланке организации. Следуйте простой инструкции:

1. Шапка документа. В правом верхнем углу укажите наименование и адрес компании-ответчика. Если документ составляется на фирменном бланке, то дублировать аналогичные сведения не требуется. Затем укажите адресата: пропишите наименование должности, название компании и Ф.И.О. представителя контрагента.
2. Исходящая дата и место составления. Пропишите дату составления документа, укажите место (город, населенный пункт, муниципальное образование), в котором была составлена ответная форма.
3. Название. В центре новой строки пропишите «ответ на претензию», затем укажите номер и дату документа-основания. Номер и дату входящего письма укажите в основной части.
4. Основная часть. В данном разделе необходимо подробно раскрыть суть, условия и сложившиеся обстоятельства, которые имели непосредственное влияние на ситуацию. В обязательном порядке указывают номер и дату договора, контракта или соглашения, на основании которого возникли взаимоотношения. Ссылки на текущее законодательство, которое регламентирует законность действий (бездействий) партнера.
5. Если причиной спора стали действия или бездействия третьих лиц, то не только опишите данные обстоятельства, но и приложите копии документов, которые являются подтверждением. Например, накладные или акты субподрядчика или поставщика (сторонней организации).

Готовый ответ на претензию необходимо подписать у руководителя либо у иного ответственного лица. Если документ передается нарочно, то подготовьте два экземпляра, чтобы один отдать получателю, а на втором поставить отметку о вручении. При отправке почтой оформите заказное письмо с описанием вложений. Такая выписка станет подтверждением своевременной отправки ответа на претензию.

Отдельно посмотрите, как написать ответ на претензию по возмещению ущерба.

Образец, как правильно написать ответ на претензию

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ООО «Весна» получило претензионное обращение.

Директор ООО «Весна» изучил обстоятельства и составил ответное письмо.