Трудовая книжка: проверяем, правильно ли заполнен ваш документ

Трудовая книжка — это ключевой документ, который является подтверждением законного и официального трудоустройства гражданина. Заполнение столь важного документа установлено на законодательном уровне. Проверьте, все ли верно в вашей документации!

Почему это так важно

Сам бланк трудовой книжки является официальным подтверждением стажа наемного работника. В дальнейшем документ играет ключевую роль в назначении пенсионных выплат, в предоставлении иного финансового обеспечения от государства. Чтобы подтвердить льготный стаж или право на досрочное оформление государственной пенсии, сегодня пока еще необходима книжка.

Следовательно, всевозможные описки, неточности и помарки приводят к тому, что при назначении пенсии некоторые периоды работы не учтут, и размер пенсии будет меньше. Оспорить и исправить такие ошибки по истечению нескольких лет затруднительно или вовсе невозможно. Настоятельно рекомендуем периодически проверять, соблюдается ли у вас в организации инструкция по заполнению трудовых книжек.

Бланк и ключевые правила

Унифицированный бланк утвержден постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Но более ранние формы 1938 г. и 1975 г. не утратили своего действия, поэтому устаревшие бланки также используются в обращении и имеют какую же юридическую силу, как и актуальные формы. Если вдруг у вас документ старого образца, не переживайте — он тоже действителен.

Изготавливает их только одна организация: объединение «Гознак». Работодатели заключают договор на покупку бланков трудовых книжек только с этим изготовителем. Никто более изготавливать бланки не имеет права.

В соответствии со статьей 66 ТК РФ, обязанность по созданию, заполнению, ведению и хранению ТК возложена на работодателя. Это обязательство действует только для работников, трудящихся на основной должности и не менее 5 рабочих дней.

Действующие правила заполнения трудовой книжки в 2020 году закреплены в постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и в постановлении правительства № 255. Эти нормы устанавливают, что в бланке следует отражать:

• информацию о работнике;
• сведения о выполняемой работе, в том числе данные о приеме на работу, переводе на другую основную должность, прекращении действия трудового договора (с указанием причин);
• информацию о награждениях за достижения.

Отметим, что чиновники планируют полностью отказаться от бумажных бланков в пользу электронных форм. Но такой полный переход произойдет нескоро. В переходном периоде используем бумажные формы документов в установленном порядке.

Кто заполняет

Обязанность по заполнению и хранению трудовых книжек законодатель возложил на работодателя — руководителя компании. Но это не значит, что он лично обязан этим заниматься. Он вправе возложить эту обязанность на ответственное лицо. Как правило, ответственным лицом назначается работник отдела кадров. При его отсутствии нередко ведением занимается бухгалтер. Может быть выбрано и любое другое ответственное лицо, даже секретарь.

При назначении ответственного за ведение и хранение книжек руководителем компании издается приказ (распоряжение). В нем указывается должность и Ф.И.О. работника, описываются возложенные на него обязанности. Так как она является бланком строгой отчетности, то назначенный сотрудник несет ответственность за их сохранность. Для хранения обязательно выделяют сейф, металлический шкаф или (при большом количестве) отдельное помещение. Они должны не только обеспечить сохранность бланков, но и позволить ограничить доступ к ним других лиц. Это личные документы, к которым применяется законодательство о защите персональных данных.

Как заполняется трудовая книжка

Все записи в бланк должны вноситься по установленным правилам:

1. Документ заполняется от руки разборчивым аккуратным почерком синей или фиолетовой пастой (гелевой, перьевой или ручкой-роллером).
2. Сокращение слов не допускается. Например, слово «приказ» сократить до «пр.» нельзя.
3. Сведения о гражданине-работнике заполняются на основании паспорта.
4. Информация об образовании, специальности, специализации — на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверения).
5. Данные о работе (прием, перевод, увольнение) регистрируются в соответствии с приказами и распоряжениями руководства.
6. Формулировки внесенных записей должны соответствовать требованиям законодательства.

Неверную запись следует исправлять в специальном порядке (неправильная запись аннулируется отдельной записью, после чего вносится правильная). Использование корректирующих «замазок» и лент не допускается.

Что делать, если она закончилась или утеряна

Если для заполнения данных о трудовой деятельности работника места не осталось, оформляется вкладыш в нее. Для его оформления заявления сотрудника не требуется. Вкладыш — это бланк строгой отчетности. Он становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Правила его ведения и хранения аналогичны.

А что же делать, если она утеряна? В этом случае следует оформить работнику дубликат. Делается это по заявлению сотрудника. Оформляется дубликат на обычном бланке трудовой книжки. Но в правом верхнем углу титульного листа проставляется запись «Дубликат». Внести в новую нужно данные как о нынешнем месте работы, так и сведения о прежних местах. Для этого работник получает у прежних работодателей подтверждающие документы: приказы о приеме и увольнении, справки о периодах работы.

Образец заполнения

Теперь посмотрим, как выглядят записи, на конкретном примере. Условия для примера:

Гражданин Букашка Александр Борисович, 02.03.1980 года рождения, принят на работу 25.05.2018 впервые на должность экономист в ООО «Веселый дельфин». 04.06.2018 переведен на должность заместителя начальника экономического отдела. 30.07.2018 уволен по собственному желанию на основании заявления.

Начинаем заполнять документ с титульного листа. Регистрируем Ф.И.О. работника, дату его рождения, вносим сведения об уровне образования и специальности. Проставляем дату составления и подписи: титульный лист трудовой книжки обязательно содержит подписи и кадровика, и работника.

Образец заполнения титульного листа

Теперь вносим информацию о приеме на работу. Для этого предусмотрен раздел «Сведения о работе». Регистрируем наименование организации, сначала полное, затем сокращенное в скобках. В новой строке прописываем номер записи, в нашем примере это первая запись. Вносим дату в формате число/месяц/год, указываем наименование должности и структурного подразделения, куда принят специалист. Обязательно в графе «На основании чего внесена запись» указываем вид распоряжения, его дату и номер.

Образец заполнения в трудовой книжке данных о приеме на работу

Теперь покажем, как внести сведения о переводе сотрудника на новую должность. В нашем случае это запись под номером 2. При заполнении действуем аналогичным образом:

1. Ставим номер записи «2».
2. В графе «Дата» прописываем число, месяц и год. Эта дата соответствует дню назначения сотрудника на новую должность. Сведения о ней указываются в приказе о переводе.
3. Так как изменения происходят в той же самой организации, то указывать повторно ее наименование нет необходимости. Обратите внимание: наименование места работы указывается один раз при приеме на работу.
4. Прописываем случившееся событие и обязательно указываем правильное наименование новой должности: правильное заполнение трудовой книжки требует, чтобы она соответствовала указанной в приказе о переводе.
5. Не забываем в соответствующей графе указать реквизиты приказа: его номер и дату.

Образец трудовой книжки с заполненными данными о переводе

Внесение записи об увольнении имеет особенности при заполнении информации о причинах и основаниях события. Чтобы избежать лишних вопросов, действовать следует по алгоритму:

1. Указываем номер записи. Она, как мы помним, сквозная. В нашем примере это номер «3».
2. Проставляем дату увольнения. Обратите внимание: дата увольнения и дата приказа об увольнении могут не совпадать. Внимательно отнеситесь к заполнению этого реквизита, чтобы не пришлось исправлять ошибку.
3. Запись о причине и основании увольнения работника должна точно совпадать с формулировками ТК РФ. Обязательно указать статью, часть и пункт статьи ТК РФ, в соответствии с которыми расторгается трудовой договор. Например, при увольнении по собственному желанию по заявлению сотрудника делают следующую запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. В графе 4 не забываем отразить номер и дату приказа об увольнении.
5. После внесения всех данных необходимо запись об увольнении и все остальные сведения заверить. Для этого указывается должность, подпись и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Проставляется печать организации и подпись работника.

Образец, как заполняется трудовая книжка при увольнении специалиста по собственному желанию

Как исправить ошибки или внести изменения

Допустим, кадровик ошибся в дате увольнения сотрудника. Тогда в ТК делается исправительная запись.

Образец исправления ошибки

Такая запись должна обязательно быть заверена подписью специалиста кадровой службы, подписью руководителя и печатью организации или ИП.

Иногда внесение изменений — это не следствие допущенной ошибки. Например, как поступить в случае смены сотрудницей фамилии. Все изменения в сведениях о сотруднике вносятся только на основании подтверждающих документов: паспорта, свидетельства о браке или его расторжении и т. п.

Изменения в личные данные вносятся следующим образом:

1. Одной чертой зачеркиваются данные, которые следует исправить.
2. Рядом в свободном месте вписываются новые.
3. Реквизиты документов (название, номер, дата) обязательно указываются на внутренней стороне обложки. Например, «Свидетельство о браке серия II номер 11111 от 01.01.2001». Эта запись заверяется ответственным лицом и печатью компании.

Электронные трудовые книжки — реальность 2020 года

С 2020 года началось внедрение электронных трудовых книжек. Весь 2020 год работодатели будут обязаны вести и бумажные, и электронные версии документа. С 01.01.2021 оформление новых бумажных бланков планируется полностью отменить. По заявлению сотрудника ему может быть оставлен бумажный вариант. А вот сведения о впервые начавших работать в 2021 году будут вестись только в электронном формате.