Главная / Работа / Трудоустройство / Трудовая книжка: проверяем, правильно ли заполнен ваш документ

Трудовая книжка: проверяем, правильно ли заполнен ваш документ

21.01.2019,

 

Трудовая книжка — это ключевой документ, который является подтверждением законного и официального трудоустройства гражданина. Заполнение столь важного документа установлено на законодательном уровне. В статье расскажем, как правильно заполнить трудовую книжку. Проверьте, все ли верно в вашей документации!

Почему это так важно

Сам бланк трудовой книжки является официальным подтверждением стажа наемного работника. В дальнейшем документ играет ключевую роль в назначении пенсионных выплат, а также предоставлении иного финансового обеспечения от государства. Чтобы подтвердить льготный стаж или право на досрочное оформление государственной пенсии, также пока еще необходима книжка.

Следовательно, всевозможные описки, неточности и помарки могут привести к тому, что при назначении пенсии некоторые периоды работы не будут учтены, что приведет к занижению положенных выплат.

Оспорить и исправить такие ошибки по истечению нескольких лет может быть затруднительно или вовсе невозможно. Настоятельно рекомендуем периодически проверять, соблюдается ли у вас в организации инструкция по заполнению трудовых книжек.

Можно ли иметь две трудовые книжки?

Бланк трудовой книжки и ключевые правила

Трудовая книжка имеет унифицированный бланк, актуальная форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Однако ранние формы 1938 г. и 1975 г. не утратили своего действия, поэтому устаревшие бланки также используются в обращении и имеют какую же юридическую силу, как и актуальные формы. Если вдруг у вас книжка старого образца, не переживайте — она тоже действительна.

Изготавливать трудовые книжки в настоящее время имеет право только одна организация: объединение «Гознак». Работодатели заключают договор на покупку бланков трудовых книжек только с этим изготовителем. Никто более изготавливать бланки не имеет права.

В соответствии со статьей 66 ТК РФ, обязанность по созданию, заполнению, ведению и хранению ТК возложена на работодателя. Однако это обязательство действует только для работников, трудящихся на основной должности и не менее 5 рабочих дней.

Действующие правила заполнения трудовой книжки 2019 закреплены в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и в Постановлении Правительства № 255. Эти нормы устанавливают, что в бланке следует отражать:

  • информацию о работнике;
  • сведения о выполняемой работе, в том числе данные о приеме на работу, переводе на другую основную должность, прекращении действия трудового договора (с указанием причин);
  • информацию о награждениях за достижения в трудовой деятельности.
ВАЖНО! Сведения о наложенных на наемного специалиста дисциплинарных взысканиях (выговорах, штрафах, предупреждениях, замечаниях и т. д.) в книжке не регистрируются. Однако есть исключения. Если работника уволили «по статье», то в документе делается соответствующая запись.

Отметим, что чиновники планируют полностью отказаться от бумажных бланков в пользу электронных форм. Но такой полный переход произойдет нескоро. В переходном периоде используем бумажные формы документов в установленном порядке.

Кто заполняет трудовые книжки

Обязанность по заполнению и хранению трудовых книжек законодатель возложил на работодателя. А именно на руководителя компании. Но это не значит, что он лично обязан этим заниматься. Он может возложить эту обязанность на ответственное лицо.

Как правило, ответственным лицом назначается работник отдела кадров. При его отсутствии нередко ведением трудовых книжек занимается бухгалтер. Может быть выбрано и любое другое ответственное лицо, даже секретарь.

При назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек руководителем компании издается приказ (распоряжение). В нем указывается должность и Ф.И.О. работника, а также описываются возложенные на него обязанности. Так как трудовая книжка является бланком строгой отчетности, то ответственный несет ответственность за их сохранность. Для хранения трудовых книжек сотрудников обязательно должен быть выделен сейф, металлический шкаф или (при большом количестве) отдельное помещение. Они должны не только обеспечить сохранность бланков, но также позволить ограничить доступ к ним других лиц. Это же все-таки личные документы.

Как заполняется трудовая книжка

Все записи в бланк должны вноситься по установленным правилам:

  1. Документ заполняется от руки разборчивым аккуратным почерком синей или фиолетовой пастой (гелевой, перьевой или ручкой-роллером).
  2. Сокращение слов не допускается. Например, слово «приказ» сократить до «пр.» нельзя.
  3. Сведения о гражданине-работнике заполняются на основании паспорта.
  4. Информация об образовании, специальности, специализации — на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверения).
  5. Данные о работе (прием, перевод, увольнение) регистрируются в соответствии с приказами и распоряжениями руководства.
  6. Формулировки внесенных записей должны соответствовать требованиям трудового законодательства.

Отметим, что неверная запись должна быть исправлена в специальном порядке (неправильная запись аннулируется отдельной записью, после чего вносится правильная). Использование корректирующих «замазок» и лент не допускается.

Что делать, если трудовая книжка закончилась или утеряна

Если для заполнения данных о трудовой деятельности работника места в трудовой книжке не осталось, оформляется вкладыш в нее. Для его оформления заявления сотрудника не требуется. Вкладыш — это также бланк строгой отчетности. Он становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Правила его ведения и хранения аналогичны.

А что же делать, если трудовая книжка утеряна? В этом случае нужно оформить работнику дубликат. Делается это по заявлению сотрудника. Оформляется дубликат на обычном бланке трудовой книжки. Но в правом верхнем углу титульного листа проставляется запись «Дубликат». Внести в новую трудовую книжку нужно данные как о нынешнем месте трудовой деятельности, так и сведения о прежних местах работы. Для этого работник должен получить у прежних работодателях подтверждающие трудовую деятельность документы: приказы о приеме и увольнении, справки о периодах работы.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Теперь посмотрим, как выглядят записи на конкретном примере. Итак, условия для примера:

Гражданин Букашка Александр Борисович, 02.03.1980 года рождения, принят на работу 25.05.2018 впервые на должность экономист в ООО «Веселый дельфин». 04.06.2018 был переведен на должность заместителя начальника экономического отдела. 30.07.2018 уволен по собственному желанию на основании заявления.

Начинаем заполнять документ с титульного листа. Регистрируем Ф.И.О. работника, дату его рождения, вносим сведения об уровне образования и специальности. Проставляем дату составления и подписи. На титульном листе должен расписаться кадровик и сам работник.

Образец заполнения трудовой книжки, титульный лист

6508-1

Теперь вносим информацию о приеме на работу. Для этого предусмотрен раздел «Сведения о работе». Регистрируем наименование организации, сначала полное, затем сокращенное в скобках. В новой строке прописываем номер записи, в нашем примере это первая запись. Вносим дату в формате число/месяц/год, указываем наименование должности и структурного подразделения, куда принят специалист. Обязательно в графе «На основании чего внесена запись» указываем вид распоряжения, его дату и номер.

Образец заполнения в трудовой книжке данных о приеме на работу

6508-2

Теперь покажем, как внести сведения о переводе сотрудника на новую должность. В нашем случае это будет запись в трудовой книжке под номером 2. При заполнении действуем аналогичным образом:

  1. Ставим номер записи «2».
  2. В графе «Дата» прописываем число, месяц и год. Эта дата соответствует дню назначения сотрудника на новую должность. Сведения о ней также указываются в приказе о переводе.
  3. Так как изменения происходят в той же самой организации, то указывать повторно ее наименование нет необходимости. Обратите внимание: наименование места работы указывается один раз при приеме на работу.
  4. Прописываем случившееся событие и обязательно указываем правильное наименование новой должности. Она должна соответствовать указанной в приказе о переводе.
  5. Не забываем в соответствующей графе указать реквизиты приказа: его номер и дату.

Образец заполнения в трудовой книжке данных о переводе

6508-3

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку имеет свои особенности при заполнении информации о причинах и основаниях события. Чтобы избежать лишних вопросов, действовать нужно по следующему алгоритму:

  1. Указываем номер записи. Она, как мы помним, в трудовой книжке сквозная. В нашем примере это будет номер «3».
  2. Проставляем дату увольнения. Обратите внимание: дата увольнения и дата приказа об увольнении могут не совпадать. Нужно внимательно отнестись к заполнению этого реквизита, чтобы не пришлось исправлять ошибку в трудовой книжке.
  3. Запись о причине и основании увольнения работника должна точно совпадать с формулировками Трудового кодекса. Обязательно нужно указать статью, часть и пункт статьи ТК РФ, в соответствии с которыми расторгается трудовой договор. Например, при увольнении по собственному желанию согласно заявлению сотрудника нужно сделать следующую запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
  4. В графе 4 не забываем отразить номер и дату приказа об увольнении.
  5. После внесения всех данных необходимо запись об увольнении и все остальные сведения трудовой книжки заверить. Для этого указывается должность, подпись и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Проставляется печать организации. Так же должен заверить все сделанные записи и сам работник путем проставления своей подписи.

Образец, как заполняется трудовая книжка при увольнении специалиста по собственному желанию

6508-4

Как исправить ошибки или внести изменения в трудовую книжку

Допустим, кадровик ошибся в дате увольнения сотрудника. Тогда в ТК делается исправительная запись.

ВАЖНО! Зачеркивать, замазывать и затирать записи в трудовой книжке нельзя!

Образец исправления ошибки в трудовой книжке

6508-5

Такая запись должна обязательно быть заверена подписью специалиста кадровой службы, а также подписью руководителя и печатью организации или ИП.

Иногда внесение изменений — это не следствие допущенной ошибки. Например, как поступить в случае смены сотрудницей фамилии. Все изменения в сведениях о сотруднике вносятся только на основании подтверждающих документов: паспорта, свидетельства о браке или его расторжении и т. п.

Изменения в личные данные вносятся следующим образом:

  1. Одной чертой зачеркиваются данные, которые нужно исправить.
  2. Рядом в свободном месте вписываются новые.
  3. Реквизиты документов (название, номер, дата) обязательно указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Например, «Свидетельство о браке серия II номер 11111 от 01.01.2001». Эта запись заверяется ответственным лицом и печатью компании.

Электронные трудовые книжки — реальность или мечта

В настоящее время активно рассматривается идея отмены бумажных трудовых книжек и переход на электронные. Начало введения электронных книжек планируется Министерством труда с 2020 года. Весь 2020 год работодатели будут обязаны вести и бумажные, и электронные версии документа. С 01.01.2021 оформление новых бумажных бланков планируется полностью отменить. По заявлению сотрудника ему может быть оставлен бумажный вариант ранее оформленной трудовой книжки. А вот сведения о трудовой деятельности впервые начавших работать в 2021 году будут вестись только в электронном формате.

Похожие статьи

comments powered by HyperComments
Законы все время меняются, но Сашка Букашка поддерживает статью в актуальном состоянии.
Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить важное: telegram Facebook VK Instagram
Задайте вопрос юристу
Отвечают реальные люди. Не нужно оставлять телефон. Можно задать вопрос бесплатно.

Нажимая на кнопку "Отправить", я принимаю условия Пользовательского соглашения.

Обратная связь

Ваше сообщение отправленно

Отмена
Adblock
detector