Суточные при командировках: разбираемся в деталях

Суточные — это денежная выплата за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Одновременно с этим работнику допускается назначить и командировочные. Чтобы у работодателя не возникло вопросов по возмещению сумм, необходимо вести строгий отчет по расходам. От того, на какие цели израсходованы деньги, зависит, возместит их работодатель или нет.

Какие выплаты полагаются командированному

Любая служебная поездка длительностью 1 день или более — это командировка. Расходы по ней несет работодатель. Это логично. Если компания отправляет своего сотрудника выполнять трудовую функцию в другой город или даже другую страну, она обязана и денег ему на это выдать, и все обязательные траты возместить. Надо же человеку где-то жить вдали от дома, чем-то питаться, да и доехать до места бесплатно тоже не получится.

В этот период командировки работнику полагаются следующие выплаты:

• средний заработок за все рабочие дни отсутствия (условно говоря, это зарплата);
• суточные — фиксированная сумма за каждый день отсутствия;
• возмещение фактических трат человека в другом городе (или даже стране).

Среднюю зарплату выплачивают по графику работника за нахождение в поездке в рабочие дни. Если однодневная командировка выпала на праздничный или выходной день, оплата должна производиться в двойном размере.

Итак, есть суточные и командировочные, в чем разница между этими выплатами?

Это дополнительная выплата, она устанавливается в любом размере, решение о котором принимает работодатель. Если в организации существует положение о командировках и их обеспечении, там прописано, сколько начисляется работнику за каждый день поездки. Невозможно ответить, каков размер суточных при командировках, так как эта выплата хоть и является обязательной, вправе изменяться.

Что такое командировочные

Перед поездкой работнику вручили билеты и выдали командировочные. Что это такое?

Командировочные — это дополнительная сумма на случай непредвиденных расходов. Вот что входит в командировочные расходы: поездки в такси, обеды с иногородними партнерами, представительские расходы (подарки, культурная программа для коллег и так далее). За все эти деньги придется отчитаться, расписав по пунктам траты, то есть составить авансовый отчет. Рекомендуем сохранять все чеки и квитанции по таким тратам на случай, если начальство потребует доказательств по суммам.

Остаток денег придется вернуть. Ответить однозначно, что входит в суточные командировочные расходы, невозможно. Это совершенно разные понятия.

Проживание и дорогу допускается оплатить заранее, и тогда отчитываться за них не придется. А вот незапланированные или вынужденные расходы потребуют объяснений, и в оплате суточных такого рода работодатель вправе и отказать.

От чего зависит размер выплат

Служебная необходимость порой заставляет нас отправляться в путь не только внутри России, но и за ее пределы, и оплата в этих случаях предусмотрена разная. На государственном уровне существуют ограничения сумм для этих выплат, не облагаемых налогами, и работодатели обычно стараются не выходить за их пределы. Размеры этих ограничений таковы:

• поездки по РФ — не более 700 рублей в сутки;
• поездки за границу — не более 2500 рублей в сутки.

Все суточные и командировочные расходы и в особенности их размер определяется организацией и закрепляется в ее нормативных актах: приказах, правилах, положениях.

Еще раз акцентируем этот момент: суточные при командировке организация вправе устанавливать абсолютно любые! От 100 рублей до нескольких тысяч и даже более рублей в день. Нет никаких федеральных или региональных норм, которые описывают верхний и нижний пределы. Но любая компания старается найти тонкую грань между желанием снизить расходы и необходимостью выглядеть прилично в глазах сотрудников. Практически все предприятия ориентируются на сумму в 700 рублей по России и 2500 — вне России. С этих сумм они вправе легально не платить налоги, что для организации немаловажно.

Длительность поездки тоже имеет значение, особенно если она совсем мала — всего 1 день. Для командировок по России такие выплаты в этом случае вовсе не предусмотрены, а для заграничных поездок они выплачиваются в размере 50% от установленной в компании нормы.

Так как законы не претерпели никаких существенных изменений, выплата суточных при командировках, как и раньше, производится перед поездкой. Тогда же выдаются и командировочные на случай дополнительных трат.

Обратите внимание, что на нашем сайте есть онлайн-калькулятор расчета командировочных.