Как правильно написать служебную записку: образец

01.11.2019, Лидия Иванова

Содержание:

Кто, для кого и зачем пишет служебную записку
Отличительные особенности документа
Имеет ли она юридическую силу
Правила составления
Образцы документов для скачивания

Служебная записка — пример написания работником сообщения для другого сотрудника с целью решить конкретную проблему или рабочий вопрос. Это документ, применяемый во внутренней корреспонденции организации.

Кто, для кого и зачем пишет служебную записку

В отделе закончилась канцелярия: у одного нет бумаги, у второго карандашей, у третьего — папок. Начальник отдела составляет служебку начальнику отдела материально-технического снабжения, где фиксирует просьбу выделить отделу определенное количество канцелярских товаров.

Этот документ подразумевает общение на бумаге коллег, равных друг другу по должностному статусу: просьба или требование пишется начальником и для начальника, или рядовым сотрудником для такого же рядового сотрудника. Сотрудник одного отдела вправе напрямую обратиться к начальнику другого отдела письменно, если так заведено на этом предприятии.: ведущий менеджер отдела сбыта вправе написать записку начальнику отдела маркетинга и самостоятельно попросить подготовить определенное количество раздаточного материала к готовящейся выставке. Для этого ему необязательно отвлекать своего непосредственного начальника – подготовку подобных документов руководство часто доверяет подчиненным.

Обычно их пишут, когда решают вопросы:

хозяйственные;
организационные;
информационного характера;
материально-технические (в том числе, финансовые – в случае повышения сотруднику зарплаты).

Можно договориться и на словах. Но фиксирование требования на бумаге надежнее. Не стоит надеяться на чужую память.

Отличительные особенности документа

От других бумаг во внутрикорпоративном документообороте текст служебной записки отличается следующим:

От докладной — тем, что пишется не на имя непосредственного начальника, а должностному лицу из другого отдела.
От объяснительной — тем, что составляется в свободной форме, не регламентируемой ОКУД, и обычно не имеет целью оправдать действия или бездействия сотрудника.
От пояснительной — тем, что не привязан к какому-либо документу или событию.

Написать ее вправе любой сотрудник, если не сможет решить рабочий вопрос самостоятельно. Оповещая адресата, он снимает с себя ответственность за дальнейшее развитие событий. Служебка необходима для официального согласования различных вопросов между подразделениями или их сотрудниками.

Например, менеджер не готов гарантировать возвращение привлеченных клиентов, если нет возможности выдать им визитные карточки. Сам он их не изготовит.

Образец служебной записки на изготовление визитных карточек

	Начальнику отдела рекламы ООО “Мы круче всех” Козлову И.С. От менеджера отдела кредитования Жучкова П.П.
О выпуске дополнительных визитных карточек
Сообщаю, что запас визитных карточек, выданных мне в декабре 2018 года, закончился. Для проведения дальнейшей работы по привлечению клиентов прошу выпустить дополнительную партию. В противном случае не могу гарантировать эффективного обмена контактами с клиентами.
__________________ П.П. Жучков

Пример служебки от начальника отдела руководителю предприятия

Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела вправе направить такой документ директору с предложением повысить сотрудника в должности, и пример написания служебной записки выглядит следующим образом:

Директору ресторана

«Веселый дельфин»

Засужуке И.Ф.

от администратора зала

Баклажки Н.Г.

Довожу до Вашего сведения, что официант Букашка А.Б. перевыполнил план на июль 2019 года по обслуживанию клиентов и увеличению суммы среднего чека на 47%. В связи с этим, рекомендую его к повышению до должности младшего менеджера зала с повышением заработной платы.

_________________________/ Н.Г. Баклажка

Имеет ли она юридическую силу

Служебка носит вспомогательную функцию и является элементом внутрифирменного документооборота. Никаких официальных приказов или распоряжений здесь не содержится – и однозначный образец, как написать служебную записку, чтобы она имела юридическую силу, никто дать не сможет.

О юридической силе этого документа говорить не приходится: нет строгих правил, оформление служебной записки – произвольное, необязательно даже составлять ее на фирменном бланке, достаточно обычного листа бумаги А4.

Системному администратору

Волкову Н.Д.

от бухгалтера

Коровкиной Г.И.

Прошу обеспечить ремонт моего рабочего компьютера или замену его на новый по причине регулярных неполадок, что препятствует своевременной подготовке финансовых документов.

______________________Г.И. Коровкина

Единственный важный элемент оформления — это порядковый номер. Его присваивает регистрирующий сотрудник для внесения в журнал исходящих и входящих писем.

Правила составления

При составлении записки (ее еще называют служебным письмом) стоит ориентироваться на универсальные правила и реквизиты делового документа:

В шапке документа следует указать, кому он адресован (Ф.И.О., должность, подразделение).
Не забыть о названии документа (чтобы ее не перепутали, к примеру, с докладной).
Описать значимые факты. В подробности углубляться не стоит, но обоснование опишите убедительно
Изложить свою просьбу. Сформулируйте ее конкретно: не «решить проблему нехватки одноразовой посуды», а «закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек».
Закончить текст датой, подписью и расшифровкой с указанием занимаемой должности.

Можно руководствоваться стандартом оформления деловой документации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Хотя это и необязательно.

Если в решении вопроса заинтересованы несколько сотрудников, включите и их подписи – вот пример служебной записки из работы детского сада:

Заместителю заведующей по АХЧ ДОУ №1

Мухиной С.Т.

от старшего воспитателя Пчелкиной Л.В.

Служебное письмо

Сообщаю, что запас одноразовой посуды подходит к концу. Перерасход вызван проведением незапланированного детского праздника по инициативе родительского комитета, возглавляемого Коровкиной Г.И. (матерью Букашки Саши из старшей группы).

Прошу закупить 100 наборов одноразовых стаканов, тарелок и ложек и обеспечить посудой все группы.

_________________ Л.В. Пчелкина

_________________ А.Б. Мотылькова (воспитатель младшей группы)

_________________ М.Н. Комаровская (воспитатель средней группы)

_________________ О.Г. Жужелицына (воспитатель старшей группы)