X

Пишем официальное письмо в организацию

Компаниям, индивидуальным предпринимателям и частным лицам сегодня не обойтись без деловой переписки — при обращении к партнерам или госорганам с просьбой, жалобой, предложением, запросом и др. Расскажем, как правильно составить деловое письмо в организацию и приведем разные примеры, которые доступны для скачивания.

Какое письмо считается деловым

Компании чаще всего составляют деловую корреспонденцию для взаимодействия с партнерами и решения важных коммерческих, организационных вопросов. Физические лица пользуются таким видом переписки для официального обращения к должностным лицам — главам администраций и различных ведомств, депутатам, руководителям предприятий и т. д.

Официальное послание от обычного отличает несколько факторов:

  • официально-деловой стиль;
  • нейтральный тон;
  • отсутствие эмоциональной окраски;
  • наличие отправителя и получателя, их реквизитов;
  • лаконичность;
  • точная подача фактов;
  • стандартное оформление, часто на специальных бланках.

В зависимости от предназначения, есть много видов официальных посланий: просьба или запрос важной информации или документов; предложение о сотрудничестве; уведомление (об изменении условий работы, цен, реквизитов); рекламация, жалоба на качество товара или услуги; приглашение на мероприятие и др.

ВАЖНО!
Отдельной частью официальной корреспонденции является ответ на все эти послания. В нее обычно включают согласие или отказ на запрос, предоставление информации, приглашение и т. д.

Структура и обязательные элементы делового письма

В законодательстве РФ нет типовой формы для деловой корреспонденции. Составляют ее в свободном виде. Но обязательно по правилам, принятым в делопроизводстве. Рекомендуется учитывать нормы, предусмотренные в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Среди элементов, которые включают в структуру официального письма по ГОСТу:

  • сведения об отправителе. Если юридическое лицо — наименование компании, ее адрес и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номера телефонов. Если физическое лицо — Ф.И.О., должность, контактные данные;
  • сведения о получателе. Наименование компании-получателя, Ф.И.О. должностного лица;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • место составления корреспонденции;
  • заголовок документа, например коммерческое предложение, поздравление, уведомление;
  • вступление в виде обращения к должностному лицу, например, «Уважаемый Петр Петрович!»;
  • основной текст, содержащий суть вопроса (предложение, запрос, уведомление и т. д.);
  • подпись отправителя и ее расшифровка;
  • оттиск печати (если принято в организации).
ВАЖНО!
К официальному посланию отправитель вправе приложить необходимые документы — прайс-листы, копии договоров и актов, фотографии, платежные поручения и др. Отметку о приложении ставят в конце текста отдельной строкой и перечисляют прикрепленные документы.

Правила оформления

Оформляют деловую корреспонденцию по стандартным правилам на листе А4 или на официальном бланке предприятия-отправителя. Обычно текст набирают на компьютере, но допускается писать и собственноручно. Готовый документ перед отправкой регистрируют в специальном журнале учета.

Есть важные требования, как правильно написать официальное письмо:

  • пишите кратко и по делу, без лишних слов;
  • соблюдайте правила русского языка, ошибки в правописании здесь недопустимы;
  • не используйте сленг и сложные формулировки с неуместными терминами, знакомыми только узким специалистам;
  • не допускайте неточности в именах, фамилиях, названиях;
  • пишите корректно, соблюдайте этические принципы, недопустим требовательный тон.

Каждую новую тему предпочтительнее оформить в виде отдельного абзаца. Если в тексте есть факты и цифры, то для наглядности оформляйте их списками, таблицами, диаграммами. В послании недопустимо писать непроверенную и тем более ложную информацию.

ВАЖНО!
Обязательно соблюдайте принцип неразглашения личных данных или коммерческой тайны. Если в послании есть необходимость указать подобную информацию, то предварительно запросите письменное согласие на обработку персональных сведений (ст. 88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006).

Образцы деловых писем

Вот как выглядит пример делового письма с просьбой предоставить документы:

А это пример, как составить официальное письмо с жалобой в государственное ведомство:

Еще один образец, как правильно оформить письмо в организацию с приглашением на мероприятие:

Общество с ограниченной ответственностью «Технопром»

123456, Санкт-Петербург, улица Справедливости, дом 1

тел/факс (812) 777777, ОГРН / ОКПО 123456789876 / 12345678

Материалы по теме

ИНН / КПП 1676767677 / 222222222

­­­­­­­­­__________________________________________________________________

Директору ресторана «Веселый дельфин»

Засужуке И.Ф.

Исх. № 777 от 05.09.2022

Приглашение на выставку

Уважаемый Иван Федорович!

Приглашаем Вас и Ваших сотрудников посетить наш стенд на Региональной выставке «Технологии ресторанного бизнеса», которая запланирована на 26-30 октября 2022 года в Выставочном центре «Народное хозяйство» по адресу: город Москва, ул. Центральная, д. 75.

Мы будем рады представить Вам образцы нашей новой продукции, предоставить любые информационные материалы.

Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на видеопрезентации технологий от нашей компании.

С уважением,

Директор ООО «Технопром» Иванов Иванов И.И.

Исп. Фомин Ф.Ф.

Тел. +7-956-123-45-67

Как отправить письмо

Отправить корреспонденцию есть возможность несколькими доступными способами:

  • Почтой России;
  • через электронные средства коммуникации (email, мессенджеры);
  • по факсу.

Первый традиционный способ — самый надежный. Но важно правильно использовать услугу — заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует, что адресат получит бумагу прямо в руки, а отправителю придет уведомление о вручении. Особенно незаменим такой метод, когда требуется отправить важные документы, конфиденциальную информацию. Но требуются дополнительные затраты и ожидание.

Самый быстрый и доступный метод — электронная почта. Он позволяет переслать партнеру неограниченный объем информации в любое время дня и ночи. Единственный недостаток — вероятность потери информации в бесчисленных количествах гигабайтов. Например, она попадет в папку «Спам» или адресат не заметит важность обращения и удалит вместе с ненужными данными. В такой ситуации предпочтительнее позвонить перед отправкой и после нее и удостовериться в получении.

Факс сейчас используют не так часто. Но пока он остается актуальным для многих предприятий, когда необходимо переслать заявления, предложения, уведомления и иные виды документов партнерам, сотрудникам другого отдела, филиала и т. д.

Материалы по теме