Как заполнить квитанцию такси для бухгалтерии

Квитанция такси — это документ, подтверждающий факт оплаты за поездку. Бланк может пригодиться работнику для подтверждения своих затрат на выполнение трудовых обязанностей.

В чем проблема

Довольно часто сотрудники вынуждены пользоваться услугами таксистов для исполнения служебного задания. Конечно, никто не желает тратить собственные деньги, и работник вправе потребовать с работодателя возместить эти транспортные расходы. Но затраты на услуги таксистов должны быть оправданны и подтверждены документально. В противном случае наниматель не сможет принять расходы к учету, а следовательно, и возместить их.

Чтобы подтвердить оплату поездки, придется сдать в бухгалтерию кассовый чек или специальный квиток. Например, квитанция Яндекс.Такси или иной службы перевозок пассажиров.

Основная проблема — это отсутствие бумаг у самого таксиста – часто по вызову приезжают «вольнонаемные» граждане, которые работают на себя, хоть и под логотипом крупной компании. Такие водители зачастую слабо понимают русскую речь, что уж говорить о бланках строгой отчетности или кассовых чеках (ордерах).

Как же получить квитанцию такси для подтверждения расходов

Отчаиваться не стоит. Обычно в любом городе или ином населенном пункте функционирует не одна служба заказа такси. Работнику следует самостоятельно выяснить, какая из служб готова предоставить правильные чеки. Выясните заранее, какое такси — с квитанцией. Москва, например, готова предложить десятки разных вариантов. Каждая из фирм работает официально и готова подтвердить оплату поездки документально.

Когда машина подана, спросите водителя еще раз, готов ли он выдать вам документ. Если таксист отказывается, то следует напомнить ему о положениях федерального законодательства – о законе № 54 от 22.05.2003 и о правилах перевозки пассажиров № 112 от 14.02.2009.

Согласно этим нормам, водители обязаны выдавать квитки, ордера и квитанции, подтверждающие факт оплаты поездки. В противном случае в отношении нарушителей предусмотрена административная ответственность по ст. 14.5 КоАП:

• на должностных лиц и ИП — штраф от 25 до 50 % от суммы, принятой без чеков, но не менее 10 000 рублей;
• на юридических лиц — штраф от 75 до 100 % от принятой суммы без квитка, но не менее 30 000 рублей.

Эти правила применимы только в отношении официальных перевозчиков. С водителя, работающего на себя, стребовать подтверждающие документы довольно проблематично.

Квитанция такси — не просто документ

Получив на руки квиток, не торопитесь радоваться. Бумага должна соответствовать определенным требованиям, содержать обязательные реквизиты. В противном случае бланк не примут в бухгалтерии. То есть возврата ваших расходов не видать.

Подробно разберемся как заполнить квитанцию такси правильно. Обратите внимание на обязательные реквизиты:

1. Полное наименование компании либо индивидуального предпринимателя, осуществляющего перевозки. Все реквизиты ИП или фирмы, то есть ИНН, КПП, адрес места нахождения, контактные телефоны.
2. Дата оказания услуг, то есть дата совершения поездки, дата и время выдачи бланка.
3. Цена единицы оказанной услуги, например, цена за один километр, общая стоимость поездки.
4. Ф.И.О. водителя либо иного ответственного лица, который осуществил расчет.

Для бланков строгой отчетности обязательными являются серия и номер документа. Бланк – всегда отпечатан типографским способом, а компания-перевозчик обязана вести их учет.

При оплате услуг перевозчика онлайн, например, через интернет-банкинг или электронные деньги, формируется соответствующий документ, которой вполне достаточно для подтверждения расходов в бухгалтерии. Но онлайн-расчеты поддерживают далеко не все компании-перевозчики.

Вот, как должен выглядеть образец заполнения квитанции такси, которую вы приносите в бухгалтерию:

Проверьте бланк сразу при получении. Если в нем отсутствуют обязательные реквизиты, то потребуйте заменить квиток либо внести необходимую информацию при вас.