Как отправить заказное письмо с описью вложения

Заказное письмо с описью вложения — это почти посылка с документами или иными важными вещами. Содержимое конверта описывается в отдельном документе. Наиболее активно они используются судебными инстанциями и государственными службами. Рассмотрим, как их отправляют, оформляют и доставляют.

В чем особенности заказного письма

Вот несколько критериев того, чем ценное письмо с уведомлением и описью вложения отличается от обычного:

• в конверте содержится не только послание, но и вещи, имеющие ценность для адресата (чаще всего это официальные бумаги). Они оформляются отдельно, специальным документом с объявлением их количества и стоимости, то есть ценности. В случае утери хотя бы одного из предметов почте необходимо вернуть его стоимость, указанную во вложении: всю сумму вплоть до рубля. Посылать его надежнее, чем простое, так как убыток возмещают;
• когда адресат вашего послания получает его, вам по почте приходит подписанное им уведомление о получении;
• отправлению присваивается номер, с помощью которого легко увидеть весь путь отправленных ценностей до адресата;
• стоимость оформления и доставки ценных и заказных посланий выше, чем у обычных писем с таким же весом.

Что рекомендуется отправлять заказным

Это стоит делать, когда требуется получить доказательства, что послание с определенным содержимым было отправлено, и вам требуется официальное объявление об этом. Например:

1. Самый распространенный пример: отправка письма с описью вложения и уведомлением от ФНС — пересылка налоговых деклараций и других форм отчетности, которые вы обязаны сдать государству в определенный законом срок (например 3-НДФЛ).
2. Регистрация временно пребывающего в РФ гражданина в ФМС (ее делают по почте).
3. Высылка документов по судебному разбирательству (копии иска другой стороне).
4. Договоры и другие важные документы вашему контрагенту.

Принцип понятен? Логика в том, что опись вложения и сопутствующие объявления дают при необходимости возможность доказать отправку конкретных документов, а тип отправления «заказное» поможет подтвердить факт и сроки отправки, проследить весь его путь от отправителя до получателя.

Оформление заказного письма и описи

Теперь подробно рассмотрим, как отправить ценное письмо с описью вложения, но без уведомления. Эта несложная процедура производится в любом почтовом отделении на ваш выбор (необязательно по месту жительства):

1. Возьмите с собой необходимые для отправки документы, не забудьте паспорт.
2. Купите конверт, положите туда предметы для пересылки, возьмите на стойке в отделении бланк уведомления о получении, заполните его.
3. Заполните два бланка описи (также их оформляют онлайн, на сайте Почты России – если нужно это сделать заранее). Передайте все заполненные документы сотруднику отделения.
4. Оператор связи сличит список предметов в описи с их наличием, поставит штемпель с датой, индексом и распишется.
5. Один экземпляр описи отдадут вам, другой положат в конверт.
6. После оплаты всех услуг все, что вы вложили в конверт, отправится по адресу.

Нюансы того, как отправить письмо с описью вложения:

• опись вложения составляют только для внутрироссийских отправлений;
• перед тем, как отправить, проверьте заполнение: исправления во всех документах недопустимы;
• если перечень описываемых предметов слишком большого размера, его следует продолжить на следующем листе. Каждый лист пронумеруйте. Указывается и общее количество листов, например: «Лист 1 из 4», «Лист 2 из 4»;
• адресат после вручения вскрывает конверт в присутствии сотрудника отделения. Если послание дошло с утерей ценностей, составляется акт. Его обязаны рассмотреть в течение двух месяцев. Затем стоимость пропавших вещей компенсируется отправителю;
• крайне не рекомендуется отправлять этим способом деньги, хоть такое отправление и отслеживается. Лучше сделать это переводом.

Как заполняется опись вложения, образец

Сроки и механизм доставки

Как долго доставляется письмо с объявленной ценностью и описью вложения, успеет ли оно прийти в нужный отправителю срок? Все зависит от удаленности адресата и способа доставки. Внутри города и по одной области их пересылают за два дня. Если вы направляете послание, например, из Санкт-Петербурга во Владивосток, обычный способ доставки — пять дней, ускоренный — от двух до четырех дней, курьерский — один-три дня. Чем быстрее доставка, тем выше ее стоимость.

Когда вы отправляете заказное послание в пределах России, оно изменяет статус следующим образом (это видно в отслеживании):

1. Приходит в специальный центр, где занимаются сортировкой корреспонденции, по месту отправления.
2. Покидает его.
3. Прибывает в такой же центр сортировки, но уже по месту получения.
4. Убывает оттуда.
5. Доставляется в почтовое отделение адресата.
6. Вручается по извещению и паспорту.

Следить за всеми этапами прохождения можно, используя идентификационный номер. Его указывают в выдаваемой квитанции. Номер следует вводить на сайте Почты России через пару дней после отправки. Кроме того, есть возможность подписаться на рассылку и автоматически получать уведомления о состоянии почтового отправления. Также существует услуга СМС-оповещения: когда адресат получит ваше послание, вам придет объявление об этом в виде текстового сообщения.

Но все вышеперечисленное доступно только внутри Российской Федерации.