Пишем официальное письмо в организацию

Компаниям, индивидуальным предпринимателям и частным лицам сегодня не обойтись без деловой переписки — при обращении к партнерам или госорганам с просьбой, жалобой, предложением, запросом и др. Расскажем, как правильно составить деловое письмо в организацию и приведем разные примеры, которые доступны для скачивания.

Какое письмо считается деловым

Компании чаще всего составляют деловую корреспонденцию для взаимодействия с партнерами и решения важных коммерческих, организационных вопросов. Физические лица пользуются таким видом переписки для официального обращения к должностным лицам — главам администраций и различных ведомств, депутатам, руководителям предприятий и т. д.

Официальное послание от обычного отличает несколько факторов:

• официально-деловой стиль;
• нейтральный тон;
• отсутствие эмоциональной окраски;
• наличие отправителя и получателя, их реквизитов;
• лаконичность;
• точная подача фактов;
• стандартное оформление, часто на специальных бланках.

В зависимости от предназначения, есть много видов официальных посланий: просьба или запрос важной информации или документов; предложение о сотрудничестве; уведомление (об изменении условий работы, цен, реквизитов); рекламация, жалоба на качество товара или услуги; приглашение на мероприятие и др.

Структура и обязательные элементы делового письма

В законодательстве РФ нет типовой формы для деловой корреспонденции. Составляют ее в свободном виде. Но обязательно по правилам, принятым в делопроизводстве. Рекомендуется учитывать нормы, предусмотренные в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Среди элементов, которые включают в структуру официального письма по ГОСТу:

• сведения об отправителе. Если юридическое лицо — наименование компании, ее адрес и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номера телефонов. Если физическое лицо — Ф.И.О., должность, контактные данные;
• сведения о получателе. Наименование компании-получателя, Ф.И.О. должностного лица;
• дата и регистрационный номер документа;
• место составления корреспонденции;
• заголовок документа, например коммерческое предложение, поздравление, уведомление;
• вступление в виде обращения к должностному лицу, например, «Уважаемый Петр Петрович!»;
• основной текст, содержащий суть вопроса (предложение, запрос, уведомление и т. д.);
• подпись отправителя и ее расшифровка;
• оттиск печати (если принято в организации).

Правила оформления

Оформляют деловую корреспонденцию по стандартным правилам на листе А4 или на официальном бланке предприятия-отправителя. Обычно текст набирают на компьютере, но допускается писать и собственноручно. Готовый документ перед отправкой регистрируют в специальном журнале учета.

Есть важные требования, как правильно написать официальное письмо:

• пишите кратко и по делу, без лишних слов;
• соблюдайте правила русского языка, ошибки в правописании здесь недопустимы;
• не используйте сленг и сложные формулировки с неуместными терминами, знакомыми только узким специалистам;
• не допускайте неточности в именах, фамилиях, названиях;
• пишите корректно, соблюдайте этические принципы, недопустим требовательный тон.

Каждую новую тему предпочтительнее оформить в виде отдельного абзаца. Если в тексте есть факты и цифры, то для наглядности оформляйте их списками, таблицами, диаграммами. В послании недопустимо писать непроверенную и тем более ложную информацию.

Образцы деловых писем

Вот как выглядит пример делового письма с просьбой предоставить документы:

А это пример, как составить официальное письмо с жалобой в государственное ведомство:

Еще один образец, как правильно оформить письмо в организацию с приглашением на мероприятие:

Как отправить письмо

Отправить корреспонденцию есть возможность несколькими доступными способами:

• Почтой России;
• через электронные средства коммуникации (email, мессенджеры);
• по факсу.

Первый традиционный способ — самый надежный. Но важно правильно использовать услугу — заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует, что адресат получит бумагу прямо в руки, а отправителю придет уведомление о вручении. Особенно незаменим такой метод, когда требуется отправить важные документы, конфиденциальную информацию. Но требуются дополнительные затраты и ожидание.

Самый быстрый и доступный метод — электронная почта. Он позволяет переслать партнеру неограниченный объем информации в любое время дня и ночи. Единственный недостаток — вероятность потери информации в бесчисленных количествах гигабайтов. Например, она попадет в папку «Спам» или адресат не заметит важность обращения и удалит вместе с ненужными данными. В такой ситуации предпочтительнее позвонить перед отправкой и после нее и удостовериться в получении.

Факс сейчас используют не так часто. Но пока он остается актуальным для многих предприятий, когда необходимо переслать заявления, предложения, уведомления и иные виды документов партнерам, сотрудникам другого отдела, филиала и т. д.