Как вести трудовую книжку

Все, что пишут работодатели в наших трудовых книжках, подчиняется определенным правилам. В этой статье мы расскажем, как именно организации должны вести трудовые книжки и делать в них записи.

При первом оформлении трудовой книжки в нее вносятся следующие сведения о работнике:

• фамилия, имя, отчество, дата рождения – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Далее в трудовую книжку вносятся записи:

• о выполняемой работе,
• о переводе на другую постоянную работу,
• о квалификации,
• об увольнении,
• награждениях,
• о времени срочной военной службы по призыву, а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах,
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов (распоряжений) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)!

Каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах раздела (Сведения о работе, «Сведения о награждении).

В трудовой книжке не допускаются сокращения или зачеркивания (подробнее об исправления см. раздел«Внесение изменений в трудовую книжку»).

Сведения о работе

Сведения о приеме на работу и переводах на другую должность вносятся в раздел трудовой книжки «Сведения о работе».

С каждой записью работник должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

По желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству (и об увольнении с этой работы), но необходимо предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству.

Сведения об увольнении

Увольнение (прекращение трудового договора) отражается в трудовой книжке вместе с причиной увольнения. Записи о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ.

• При увольнении по собственному желанию (по инициативе работника) ссылаться следует на соответствующий пункт статьи 77 Трудового кодекса РФ.
• При увольнении по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса РФ.
• При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса РФ.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Эта запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания.

Сведения о награждении

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий (на основании соответствующих указов и иных решений);
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Необходимо помнить, что изменение сведений в трудовой книжкевсегда производится только на основании подтверждающих документов.

Так, на основании документов могут быть изменены записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, об образовании, профессии и специальности работника. Эти изменения производится работодателем по последнему месту работы.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если организация, которая произвела неправильную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя зачеркивать неверные сведения! 
Чтобы исправить запись в трудовой книжке, нужно следующей записью признать ее недействительной, а после этого внести правильную запись.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в случае:

• утери трудовой книжки;
• наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной (тогда по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной);
• когда трудовая книжка пришла в негодность обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Если вы потеряли трудовую книжку, необходимо немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы – и в течение 15 дней работодатель обязан выдать дубликат.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами (Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника);
• cведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией по установлению стажа. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов и других заинтересованных организаций.

Комиссия по установлению стажа устанавливает факты работы, профессии, периодов работа на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а если таких документов нет – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.