Как восстановить потерянную трудовую книжку в России

Каждый, чей поиск вакансии в России заканчивается успешно, получает трудовую книжку. В нее вносится важная информация, благодаря которой работодатель может оценить навыки потенциального сотрудника на его предыдущей должности. Все проступки и особые успехи также фиксируются на ее страницах. Но что делать, если работник потерял трудовую книжку, а в ней были нужные записи? Разберемся.

Зачем человеку трудовая книжка

После того как гражданин принят на работу, работодатель обязан вести и сохранять его кадровые документы. Отсутствие документального подтверждения деятельности трудоустроенного сотрудника является нарушением налогового законодательства. По ст. 66 ТК РФ, она функционирует так:

• свидетельствует о наличии образования;
• фиксирует стаж и опыт сотрудника (этот пункт имеет особое значение при установлении суммы пенсионных выплат);
• отражает то, насколько ответственным и трудолюбивым является сотрудник (об этом свидетельствуют особые благодарственные отметки);
• хранит информацию о причинах увольнений с прошлых мест работы.

То есть это универсальный документ, в котором вкратце содержатся сведения о профессиональных качествах и заслугах работника.

Про переход на электронные книжки

С 1 января 2020 года каждый россиянин, планирующий устроиться на работу, вправе оформить электронный вариант трудовой книжки, который находится в архивах Пенсионного фонда. Это добровольная мера — собственники бумажной альтернативы продолжат пользоваться привычным для себя вариантом.

Электронная книжка — лучший способ не терять информацию, поскольку сведения о работе и стаже будут доступны к просмотру даже при удаленном трудоустройстве. Переход компаний на электронную документацию позволяет упростить хранение данных и не расходовать бумагу.

Что делать, если человек потерял трудовую книжку после увольнения

Наличие копии существенно упрощает процесс восстановления оригинала. Придется лишь подать заявление на последнее место работы о том, что документ утерян, и приложить к заявлению ксерокопию.

Заниматься восстановлением будут сотрудники отдела кадров компании, в которой раньше числился работник. Если случилась утеря трудовой книжки, вот какое заявление вам следует написать о выдаче дубликата:

Если копии документа нет, то как восстановить записи в трудовой книжке в этом случае? Увы, но человеку придется самостоятельно заниматься вопросами ее возобновления: посетить все предыдущие места работы и получить справки о стаже и занимаемой должности.

Впрочем, есть и другие варианты, куда обращаться, если утеряна трудовая книжка. Давайте их рассмотрим.

Восстановление через ПФР

При назначении пенсии требуется наличие минимального стажа работы человека (если его нет, то пенсию не назначат). Но как подтвердить стаж, если утеряна трудовая книжка, ведь он фиксируется только там? Для восстановления информации о своем стаже обратитесь в Пенсионный фонд России. Перед визитом подготовьте:

• паспорт;
• страховой номер индивидуального лицевого счета.

В отделении ПФР вы напишете заявление следующего содержания:

В течение 10 дней с того момента, как ПФР рассмотрит ваше заявление, вам выдадут справка о стаже, местах и сроках работы. Такая услуга предоставляется бесплатно. Но следует понимать нюансы, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд: ПФР выдаст вам только те сведения, которые имеются в его базе данных, то есть только те, по которым работодатель уплачивал за вас страховые взносы. Другие периоды подобным образом восстановить не получится.

Восстановление через МФЦ

Многофункциональный центр не занимается изготовлением дубликатов, но он выступит посредником между лицом, чей документ потеряли, и бывшим работодателем. Это избавляет человека от необходимости самостоятельно обращаться во все инстанции. Перед тем как восстановить трудовую книжку через МФЦ, соберите такие бумаги:

• паспорт;
• заявление (соответствующий образец предложит сотрудник многофункционального центра);
• сведения из Пенсионного фонда о наличии стажа;
• любые бумаги, свидетельствующие о трудоустройствах.

Сотрудник центра делает запрос в Государственный архив. Если работодатели добросовестно передавали в него сведения, все документы восстановлены. При отсутствии необходимых сведений в архиве МФЦ бессилен.

Восстановление через Государственный архив

Если предприятие, где раньше трудился человек, было ликвидировано, с восстановлением данных поможет архив. Как уже было сказано, если работодатель направлял информацию о штате сотрудников в эту организацию, найти ее нетрудно.

Сотруднику архива необходимо предоставить:

• паспорт;
• названия компаний и периоды работы в них.

Указание точных сроков работы сокращает поиск остальной информации. На ее восстановление обычно уходит до 30 дней.

Восстановление у последнего работодателя

В этом случае алгоритм точно такой же, как при потере самим сотрудником. То есть работник пишет заявление на выдачу ему дубликата. Здесь важно собрать подтверждающие документы от других работодателей.

Обязанность нынешнего работодателя — помогать собирать документы. Если же работодатель отказал в восстановлении, работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда, прокуратуру или суд.

Потеря после перехода на электронные книжки

Если сотрудник предпочитает, чтобы его данные вносились в электронный бланк, то бумажный документ выдается ему на руки, и в нем делается такая последняя запись: «Работник изъявил желание предоставлять информацию о трудовой деятельности в электронном виде».

Если бумажный документ после перехода в электронный формат утерян, в этом нет ничего страшного: вся информация о сотруднике уже была внесена в электронную базу Пенсионного фонда. Значит, человеку не придется бегать по инстанциям, где восстановить трудовую книжку при утере допустимо (и о чем мы уже рассказали).

Потеря работодателем

Если работодатель потерял кадровые документы своего сотрудника, он обязан оформить точную копию после того, как работник подаст соответствующее заявление.

 

Особенности заполнения дубликата

Дубликат важен для упрощения того, как восстановить трудовой стаж человеку. Если это не первая работа сотрудника, при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» указывают общий стаж работы до дня. Если есть справки, подтверждающие официальный переход работника на другую работу в той же организации, это тоже стоит указать. Также заполняется название, дата и номер документа, на основании которого создается дубликат.